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e-VIS Justiz
eArchiv

Geprüfte Technik für anspruchsvolle Aufgaben

Überwältigende Aktenberge, schwieriges Beleg-Gut und Vorgänge, die im Vergleich zur überschaubaren Seitenanzahl bei kommerziellen Akten, mehrere Tausend Seiten aufweisen -  das ist die Realität in der Justiz. Wenn es nun um die Digitalisierung der bestehenden und neu aufkommenden Papierberge geht, ist Fachwissen und IT-Kompetenz gefragt. Denn die rechtskonforme, sichere und gut strukturierte digitale Archivierung und das folgende Dokumentenmanagement können der deutschen Justiz Unmengen an Ressourcen einsparen. Mit e-VIS wurde dies in bereits vier Bundesländern zur Realität.

Deutschlandweit stehen die Behörden vor einer Mammut-Aufgabe. Die Digitalisierung ist die Antwort auf viele aufwändige Verwaltungsaufgaben. Der Weg dorthin ist nur mit pragmatischen Lösungen begehbar. Blickt man auf die Justiz steht man vor einer gewaltigen Aufgabe. Enorme Aktenberge, die ganze Säle füllen, machen nicht nur die Verwaltung, sondern auch die Suche nach Informationen zeitaufwändig. Mit e-VIS Justiz eArchiv wurde hier eine Lösung geschaffen, die nicht nur die nötige Performance und Flexibilität bietet, sondern auch sämtlichen gesetzlichen Sicherheitsvorgaben Rechnung trägt.

Digitalisierung enormer Aktenmengen

Im ersten Schritt müssen die gewaltigen Aktenmengen digitalisiert werden. Dabei sollen nicht nur sämtliche Dokumente in elektronischer Form vorliegen, sondern auch bei den richtigen Vorgängen abgespeichert werden. Über eine ausgeklügelte Scan-Systematik werden den Dokumenten Index-, Meta-, Sicherungs- und Protokolldaten beigefügt. So können, wie im Fall der landesweiten Installation in Hessen, 15 dezentrale Scanstellen an 300 Arbeitsstationen gleichzeitig Akten digitalisieren. Über die dynamische Aktenbildung mit e-VIS werden sämtliche Unterlagen automatisiert dem exakten Vorgang zugeordnet. So wird mit Hilfe von e-VIS der Arbeitsaufwand bereits beim Einscannen der Akten minimiert. Natürlich unter Einhaltung strenger Sicherheitskriterien.

Klare Prozesse mit TR-Resiscan

Die Vorgaben des BSI (Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik) sind klar. Konzeptionell, technisch wie organisatorisch müssen Prozesse und Dokumentationspflichten eingehalten werden. Sämtliche Dokumente werden mit einem Transfervermerk, einer speziellen Information über das Ersteller-Scanprodukt, digitalisiert. Zusätzliche dokumentenspezifische Erkennungsdaten sorgen dafür, dass das zu digitalisierende Dokument klar identifiziert werden kann. Im Folgenden wird der Prozess der Löschverfügung durchlaufen. Strikt nach TR-03138 (Resiscan) wird das digitale Dokument nach dem 4-Augen-Prinzip mit dem Original verglichen. Erst nach erfolgreichem Abgleich wird die Original-Akte zur Vernichtung freigegeben.
Der Prozess kann (unter Einhaltung sämtlicher gesetzlicher Vorgaben) mit e-VIS auch individuell konfiguriert werden. Das Land Hessen forderte beispielsweise Zwischenprotokolle und ein spezielles Monitoring des gesamten Workflows, bevor mittels automatischer e-VIS-Transfer-Services die Daten an die zentrale Archivierung im Rechenzentrum übermittelt wurden.

Schnelle Suche

Mittels OCR-Erkennung kann jedes Schriftstück automatisch ausgelesen werden. Damit werden die Dokumente nicht als reine „Bilder“ digitalisiert, sondern tatsächlich als Schriftstücke, über die eine Volltextsuche laufen kann. Ein schnelles Auffinden der entsprechenden Akten kann damit entweder über Vorgänge, Indizierungsdaten, Datum, oder das Schriftstück selbst stattfinden. Die dynamische Aktenbildung über e-VIS erlaubt es darüber hinaus auf Knopfdruck, sämtliche mit dem Vorgang verbundenen Dokumente aufzurufen. Die Daten können nur nach strengen Zugriffsberechtigungen eingesehen werden. Im Falle Dienststellenübergreifender Aktenabrufe ist ein entsprechendes Genehmigungsverfahren eingerichtet. Damit bietet e-VIS eine leistungsfähige Antwort auf die digitale Herausforderung der deutschen Justiz.

Unbegrenzte Leistungsfähigkeit

e-VIS zählt zu den leistungsfähigsten Systemen auf dem Markt. Tausende gleichzeitiger Zugriffe beim zeitgleichen Management Tausender Dokumente und dem Archivieren unbegrenzter Datenmengen machen e-VIS zu einer performanten und vor allem zukunftsfähigen Lösung. Da e-VIS als Hybrid-Lösung auch die Archivierung auf Mikrofilm unterstützt, bietet die Lösung eine rechtskonforme und langfristige elektronische Archivierung. Dabei wird sogar die Indexierung und Verwaltung von Mikrofilmen unterstützt.
Neben Hessen werden vier weitere Bundesländern in der Justiz über e-VIS unterstützt. Seit 2007 ist e-VIS Justiz eArchiv aktiv und bietet unermüdlich tatkräftige Unterstützung.