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Elektronik-
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baut auf e-VIS

Hunderte Niederlassungen profitieren von e-VIS DMS

Für ein nationales Handelsunternehmen mit mehreren hundert Niederlassungen ist das Thema unternehmensweites Dokumentenmanagement ein echter Wettbewerbsfaktor. Wenn sich Informationen effektiver und schneller bearbeiten lassen, Arbeitsaufwände merklich reduziert und Fehlerquellen minimiert werden, lässt sich der Faktor bei hunderten von Niederlassungen schnell in mehrstelligen Ziffern benennen. Entsprechend umfassend und sinnvoll muss sich das System auf die Gegebenheiten einstellen. Mit e-VIS wurden die Anforderungen gemeistert und intelligent umgesetzt – Unternehmens- wie auch Niederlassungsweit.

Im Handel zählen gute Preise, funktionierende Verkaufsförderung und der schnelle, gewinnbringende Umsatz der Ware. Entsprechend flexibel und reaktionsfähig muss auch die Verwaltung in der Beleg-Arbeit sein. Daher ist es für den internationalen Elektro- und Elektronik-Handel von hoher Wichtigkeit, über eine effiziente und schlagkräftige Verwaltung zu verfügen. Dabei stand vor allem die Belegarbeit – von Lieferscheinen, Warenbegleitpapieren, externen und internen Rechnungen, bis hin zu internen Abrechnungsunterlagen – im Fokus.

Dezentrale Belege zentral managen

Mit dem Einsatz von e-VIS sollte die vorhandene IT-Infrastruktur die nötige Leistungsfähigkeit erhalten, den Tausenden, täglich anfallenden Belegen Herr zu werden. Bedeutsam war, dass sämtliche Belege nicht nur vom Unternehmen, sondern jeweils auch von den einzelnen, angebundenen Gesellschaften eingesehen werden können. Denn der zentrale Kundenservice musste über jede Kaufabwicklung im Bilde sein. Aber auch der Geschäftsführer oder Mitarbeiter der Niederlassung vor Ort sollte bei Bedarf die notwendigen Informationen einsehen können.

Informationen vollständig verwalten

Das Unternehmen verbindet sämtliche Niederlassungen über ein eigenes Web-Portal. Hierüber gelangen die einzelnen Gesellschaften in ihren entsprechenden e-VIS-Account. Sämtliche nicht-digitalen Belege werden über Eingangs-Scanner digitalisiert und den Niederlassungs-Akten zugeordnet. Diese werden über die besondere e-VIS Aktenbildung mit den dazugehörigen Eingangsbelegen verkettet. Damit entstehen elektronische Akten, über die sämtliche vorgangsbezogenen Daten einsehbar sind.

Dynamische Aktenbildung

Im Gegensatz zu marktüblichen Angeboten erlaubt e-VIS eine besonders dynamische Aktenbildung. Hierbei werden die Belege über sogenannte „Verkettungen“ an einen Vorgang geknüpft. Die Art der Verkettung wird aus der Definition der Vorgänge und Zusammenhänge über spezielle Matrixen erstellt. Hierüber lassen sich in Zukunft Verkettungen einfach erweitern. Über diese Dynamik können künftige Anforderungen einfach integriert werden. Die Aktenbildung erlaubt eine hohe Flexibilität und ist aufgrund der Informationssammlung - die immer in Echtzeit stattfindet - aktuell und vollständig.

Alle Vorteile nutzen

Für das Handelsunternehmen bildet e-VIS eine wichtige technische Grundlage. Das leistungsfähige System bildet problemlos alle Belege sämtlicher Niederlassungen ab, kann Tausende gleichzeitiger Zugriffe und Beleg-Erstellungen wie -Archivierungen zeitgleich abdecken. Der administrative Vorteil für das Unternehmen ist erheblich. Die verbesserte Akteneinsicht mündet in optimiertem Kundenservice, da sämtliche Informationen schnell und vollständig eingesehen werden können. Die Bündelung sämtlicher Belege in einem System minimiert doppelte Beleghaltung und Fehlerquellen. Darüber hinaus verfügen einzelne Niederlassungen mittels entsprechender Zugriffsberechtigungen – auch Mitarbeiterbezogen – über einen direkten Zugang zu ihren Belegen, was wiederum den administrativen Aufwand in der Zentrale merklich reduziert.

Neben all den Vorteilen des digitalen Dokumentenmanagements profitiert das deutsche Handelsunternehmen zusätzlich vom Mehrwert der e-VIS-Lösung: hohe Performance, hohe Flexibilität und stabile, rechtssichere, konsistente Datenhaltung.