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Justiz eArchiv
Prozessgesteuerte elektronische Aktenarchivierung
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Wollen Sie sicher und nachhaltig Ihre Justiz-Akten elektronisch archivieren?
Dann verwenden Sie unsere "e-VIS Justiz eArchiv" Komponente.

- e-VIS Justiz eArchiv
   - sicher elektronisch archivieren nach BSI TR-03138 (RESISCAN)
      - Akten auf Knopfdruck abrufbar



Wir haben für Sie eine Komponente zusammengestellt, basierend auf dem bewährten und tausendfach eingesetzten e-VIS Enterprise Archiv und DMS System, das speziell die Bedürfnisse einer sicheren und nachvollziehbaren elektronischen Aktenarchivierung für die Justiz erfüllt.

Das Kernstück dieser Komponente besteht aus einem integrierten Workflow und einen Prozess Monitor zur Steuerung und Überwachung der einzelnen Arbeitsschritte. Ab der Registrierung der Akte bis zur sicheren elekronischen Archivierung mit anschließender Löschverfügung der Papierakte werden alle Arbeitsschritte verfolgt, kontrolliert und protokolliert. Keine Akte kann auf dem Weg zur elektronischen Archivierung verloren gehen.

Die elektronische Aktenarchivierung findet sicher und zertifiziert nach Vorgaben des BSI und der dafür entwickelten technischen Richtlinie TR-03138 (RESISCAN) statt.

Der Workflow mit seinen Prozess-Schritten besteht hauptsächlich aus:

  • Der Aktenregistrierung
    • Einbuchung der Meta-Daten und gleichzeitig,
    • Registrierung für den Workflow,
    • als erster Schritt für den beginnenden Arbeitsprozess.
    • Die Akteregistrierung für den Workflow kann
      • sowohl durch manuelle Erfassung oder
      • automatischen Import aus einer Fachanwendung
      vorgenommen werden

  • Der Scann Prozess
    • Barcode erkennt die Meta-Daten ID aus der Aktenregistrierung,
    • Übermittelt die Akten an den Qualitätsprozess

  • Der Qualitäts Prüf Prozess
    • Prüft die Ordnungsmäßigkeit der gescannten Akten,
    • Prüft die Ordnungsmäßigkeit der zugeordneten Meta-Daten
    • Signiert das Aktendeckblatt mit einen Transfervermerk
    • Gibt die Akte frei zur elektronischen Archivierung

  • Der Archivierungs-Prozess
    • Übermittelt die qualitativ geprüften Akten zur elektronischen Archivierung,
    • Die zentralen Server Komponenten archivieren die elektronischen Dokumente im eArchiv
    • Registriert die Meta-Daten in der Datenbank für die Aktenabfrage an den Arbeitsstationen

  • Der Freigabe Prozess
    • Nach erfolgter elektronischer Archivierung wird der Scann Stapel zur Vernichtung frei gegeben,
    • Freigabe Protokoll zur Aktenvernichtung bzw. Weglegung wird erstellt
    • Damit schließt sich der Kreis beginnen bei der Akten Registrierung und endend bei der Freigabe zur Aktenvernichtung bzw. Weglegung.

  • Der Akten Rückgriff
    • Die elektronische Archivierung der Akten ermöglicht einen elektronischen Rückgriff von allen angeschlossenen Arbeitsstationen
    • Suchparameter wie Aktenzeichen, Abteilung, Registerzeichen, Dienstelle, Datum, usw. dienen zum Finden der angefragten Akten
    • Die Anzeige erfolgt über einen Viewer. Auch die Erstellung von durchsuchbaren PDFs kann vorgenommen werden für eine mögliche Weiterverarbeitung
    • Sicherheitsgeprüfter Aktenrückgriff ist unterstützt, je nach Einstellungen der Benutzerberechtigungen
    • Für Dienststellen übergreifender Rückgriff kann optional ein Freigabe Workflow definiert werden.


Weitere Informationen über die sichere und Justiz konforme Aktenablage mit e-VIS Justiz eArchiv können Sie aus dem angehängten Dokument ersehen. Dort sind alle weiteren interessanten Informationen zusammengefasst für die sichere und Justiz konforme elektronische Aktenarchivierung für die Justiz.


e-VIS Justiz eArchiv Datenblatt
PDF Dokument (Größe: 671 KB)