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Dynamische Aktenbildung
Case Folder Management 
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Wollen Sie Ihre Vorgangsakten vom System automatisch bilden lassen = Case Folder Management verwenden?
Dann verwenden Sie unsere "Dynamische Aktenbildung".

- Dynamische Aktenbildung
   - automatische Vorgangsaktenbildung
      - auf Knopfdruck abrufbar

Dynamische Aktenbildung, oder auch Case Folder Management genannt ist ein oft gefragtes Thema im Unternehmen. Wer kennt nicht diese Aufgabenstellung:
Sie haben viele Akten, Dokumente, Dateien zu archivieren, die unterschiedlichste Vorgänge in Ihrem Hause abbilden.
Archivieren ist nicht das Problem, alles kann über Meta-Daten wieder aufgesucht und angezeigt werden.
Aber - wie organisieren Sie dass ALLE archivierten Akten, Dokumente und sonstige Daten wieder zusammengefügt werden zu dem Vorgangsakt den Sie sich anzeigen lassen wollen?.
Manuelle Aktenzuordnung soll nicht die angestrebte Lösung sein, ist viel zu aufwändig und unsicher!

Hier beginnt die Dynamische Aktenbildung, oder auch Case Folder Management genannt, was Teil unseres e-VIS Produkt-Angebots ist:

  • Die Dynamische Aktenbildung
    • Erstellt Vorgangsakten aus unterschiedlichsten archivierten Dokumenten,
    • bündelt und strukturiert diese in Ansichten,
    • und stellt die kompletten Akten dem Bediener zur Ansicht zur Verfügung.

  • Die Idee - Ihr Nutzen!
    Die Dynamische Aktenbildung eröffnet dem Kunden die Möglichkeit schnell und einfach komplette Akten zusammen zu stellen.
    Keine mühsame Suche in unterschiedlichen Archiven wird mehr benötigt. Dies übernimmt das System für den Bediener auf Knopfdruck.
    Alle Akten sind immer auf dem aktuellen Stand, da keine manuelle Zuordnung zu Vorgangsakten benötigt wird. Auch dies übernimmt das System für den Bediener.
    Die Zuordnung zu Vorgangsakten kann jederzeit vorgenommen werden. Auch können alle Arten von Dateien, Belege und Dokumente zu unterschiedlichen Arten von Vorgangsakten zugeordnet werden. Das System übernimmt dies durch 'Dynamische Link' Mechanismen. Das Dokument ist dabei jeweils nur einmal gespeichert.

  • Mehr darüber
    Die dynamische Aktenbildung erstellt komplette Vorgangsakten. Die Erstellung findet dynamisch im System statt, der Bediener muss nicht manuell Belege und Dokumente den Vorgängen zufügen. Die dynamische Aktenbildung findet im Hintergrund statt durch Verkettung von Datenfeldern nach vorgegeben Regeln.

    Dieselbe Belege und Dokumente können dadurch unterschiedlichsten Akten 'virtuell' unterschiedlichen Akten und Aktenanforderungen zugeordnet werden. Das geht auch mit E-Mails, Dateien aller Art wie z.B. Word oder Excel und nicht nur mit gescannten Dokumenten.

    Beispiel: Kundenakten können alle Belege des Kunden beinhalten, wie Angebot, Aufträge, Schriftverkehr, Lieferscheine, Rechnungen usw. Buchhaltungsakten können sich beschränken auf Bestellung, Lieferung, Rechnung.
    Die Zusammenstellung der dynamischen Akten kann frei definiert werden.

    Durch die dynamische Aktenzuordnung können deshalb dieselben Belege unterschiedlichen Aktenvorgängen zugeordnet werden, wobei die Dokumente dazu nur einmal im System gespeichert werden.

    Eine enorme Arbeitserleichterung, keine manuelle Aktenzuordnung ist mehr notwendig, keine Mehrfachkopien in Aktenschränken werden benötigt.
Für weitere Informationen lesen Sie das nachfolgende Datenblatt.

Dynamische Aktenbildung Datenblatt
PDF Dokument (Größe: 421 KB)